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La trésorerie, c’est pas sorcier !

Initiation à la comptabilité associative

Cours de comptabilité à destination des néophytes

Publié par Pierre Frankhauser, Thiébaut Jourdain

Le mardi 4 février 2020

Mis à jour le 7 février 2020

Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité... mais trop peu de personnes en comprennent les enjeux, en abandonnant cette tâche à un membre auquel ils vouent une confiance aveugle, ou en tenant les comptes "à la bonne franquette".

Tout en rappelant les obligations et l’intérêt qu’il y a à tenir une comptabilité en bonne et due forme, ce cours devrait permettre à toute personne débutante d’en saisir l’essentiel...

Le forum est pour le moment réservé aux personnes ayant participé aux stages gratuits organisés par l’association Les Cousin.es de la vallée.

Toutes les associations doivent tenir une comptabilité

Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature seront fonction de la taille de l’association, de la source de ses financements (subvention, prêt bancaire, don,), de son activité et enfin de l’exercice, ou non, d’une activité lucrative. Mais toutes les associations ne sont pas soumises au plan comptable.

Associations soumises au plan comptable

Sont visées principalement par l’obligation de réaliser des comptes annuels conforme au plan comptable :

  • les associations bénéficiant d’une ou plusieurs aides publiques annuelles supérieures à 153 000 euros ou encore de dons dépassant ce même montant. Toute association (ou fondation) ayant reçu au cours de l’année, une ou plusieurs subventions en numéraire dont le montant global dépasse 153 000 € doit établir des comptes annuels comprenant :
    • un bilan,
    • un compte de résultat,
    • et une annexe.
  •  les associations ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3.100.000 euros, bilan de plus de 1.550.000 euros, effectifs dépassant 50 salariés (des obligations comptables renforcées, non détaillées ici, sont applicables aux associations dont l’effectif salarié est supérieur à 300 salariés et dont le montant du chiffre d’affaires ou des ressources est supérieur à 18.000.000 euros), 
  •  les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée,
  •  les associations financées par des collectivités territoriales sur plus de 50 % de leur budget ou pour plus de 75 000 euros, 
  •  les associations reconnues d’utilité publique (à ne pas confondre avec ’intérêt général’ http://association1901.fr/reglementation/utilite-publique-interet-general-utilite-sociale-a-ne-pas-confondre/) 
  •  les organismes paritaires agréés, 
  •  les associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui, de ce fait, font l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément (sauf si une loi précise ces conditions), 
  •  les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté, 
  •  les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social, 
  •  les associations d’intérêt général recevant des versements par l’intermédiaire d’associations relais, 
  •  les organismes faisant appel à la générosité publique (campagnes d’appel au don) 
  •  les groupements politiques et les associations de financement électoral, 
  •  les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisées aux impôts de droit commun, 
  •  les associations qui émettent des valeurs mobilières, 
  •  les groupements sportifs sous forme d’association à statut particulier, et les fédérations sportives.

Les association soumises au plan comptable doivent

  1.  établir un plan de comptes conforme au plan de comptes issu du plan comptable général et à ses adaptations aux associations
  2.  et tenir un livre journal dans lequel les écritures sont comptabilisées chronologiquement et jour par jour, et éventuellement plusieurs livres-journaux auxiliaires, un grand livre constitué par les comptes de l’association dans lesquels sont reportés les écritures des journaux et un livre d’inventaire, relevé de tous les éléments d’actif et de passif. Les comptes annuels devront être obligatoirement transcrits chaque année sur ce livre d’inventaire.

Source  : associations.gouv.fr : la comptabilite associative, Associations soumises au plan comptable

La loi oblige certaines associations à désigner un commissaire aux comptes*. C’est le cas de celles qui bénéficient de dons ouvrant droit aux avantages fiscaux au dessus d’un montant de 153.000 € par an. (Pour exercer la profession de commissaire aux comptes, il faut être titulaire d’un diplôme d’expert comptable ou de commissaire aux comptes et être inscrit sur une liste arrêtée chaque année par une commission régionale. )

*A ne pas confondre avec l’expert comptable, qui n’a rien d’obligatoire.

Source : actes6.com : commissaire aux comptes

Associations non soumises au plan comptable

La plupart des associations ne sont pas tenues par la loi ou un règlement d’établir des comptes annuels. Elles peuvent toutefois, pour des raisons notamment de transparence financière et de gestion, décider d’établir de tels comptes, que cette décision relève d’une clause de leurs statuts ou découle d’une décision ad-hoc (par exemple prise en assemblée générale).

De telles associations ne sont pas obligées d’appliquer les règlements n° 99-01 et n°2018-06 de l’Autorité des normes comptables, même si elles peuvent, évidemment, décider de s’y référer. Toutefois, les petites associations, principalement tenues de rendre compte à leurs sociétaires, pourront se limiter à une comptabilité dite en partie simple qui se concrétisera par un enregistrement chronologique des dépenses et des recettes , sur un simple cahier, sans ratures, ni surcharges. D’ailleurs, le décret n°2106-1971 vise à dessein le fait que l’association qui demande une subvention mais qui n’est pas tenue d’établir des comptes annuels en vertu d’une obligation légale ou réglementaire, fournira à l’administration seulement ses états financiers approuvés du dernier exercice clos.

Source : associations.gouv.fr : la comptabilite associative, Associations non soumises au plan comptable

Conclusion : tenir une comptabilité est dans tous les cas fortement recommandé

Même quand elle n’est pas obligatoire, la tenue d’une comptabilité en bonne et due forme est fortement recommandée, pour trois raisons : 

  1. Démocratique : présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association, et ont droit à toutes les explications qu’ils demandent.
  2. Économique : seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d’une association de « suivre » et de contrôler la gestion de l’association. C’est l’outil indispensable pour assurer la pérennité de l’association et mener une politique de développement. Des états financiers sont indispensables pour demander une subvention.
  3. Juridique  : Pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés.
    IMPORTANT : En cas de faute constatée, la responsabilité du Président et du Trésorier peuvent être engagées en justice... malgré la certification d’un commissaire aux comptes. En effet, contrairement à ce que l’on pourrait croire, le recours à commissaire aux comptes ou un expert comptable ne protège en rien le Président et le Trésorier.

Principe général du plan comptable : un outil de règlementation

Le plan comptable est l’ensemble des règles d’évaluation et de tenue des comptes qui constitue la norme de la comptabilité. En France, le Plan Comptable Général (PCG) est édicté par l’Autorité des normes comptables (ANC). On le trouve ici : RÈGLEMENT ANC N° 2014-03 RELATIF AU PLAN COMPTABLE GÉNÉRAL VERSION CONSOLIDÉE AU 1ER JANVIER 2019.

Histoire du plan comptable : un outil de contrôle... au service de l’État

Le premier plan comptable général français est adopté en 1943 sous le gouvernement de Vichy. La volonté d’instaurer une économie dirigée, et de gérer la pénurie engendrée par l’Occupation, favorise son adoption. Le PCG est conservé après la seconde guerre mondiale, devenant un outil indispensable à la reconstruction, la planification, et le contrôle de l’activité économique. Des modifications sont adoptées en 1947 puis en 1957 et 1982. En 1995, il émerge de nouveau grâce à la modification du droit comptable. Aujourd’hui, c’est l’Autorité des normes comptables (ANC) qui est en charge du plan comptable général.

Le plan comptable, un outil de contrôle... pour tous

Utilisé initialement pour les besoins de l’État, cet outil de contrôle vaut également pour tout le monde : imposé légalement à toutes les unités comptables du pays, le plan comptable offre une économie de temps considérable à toute personne souhaitant se faire une opinion sur la comptabilité d’une association ou d’une collectivité. Grâce au plan de comptes, la simple connaissance de certaines règles de codifications, voire même du système abrégé, permet de retrouver assez facilement le numéro de compte voulu… dans n’importe quelle comptabilité.

Les 8 classes du plan de comptes : résultat, bilan et bénévolat

Le plan de comptes, c’est-à-dire la liste des comptes ordonnée, est un des éléments du plan comptable. C’est à tort que le langage usuel réduit souvent le plan comptable au seul plan de compte. A l’instar des systèmes de classification utilisés en bibliothèques pour classer les livres..., le plan de comptes est une norme arbitraire de classification des opérations comptables, réparties en 8 classes, qui s’applique au niveau national à toutes les entreprises et toutes les administrations, publiques ou privées. 

Les huit classes du plan comptable associatif, numérotées de 1 à 8, sont subdivisées en comptes de 0 à 9, eux-mêmes subdivisables en sous-comptes de 0 à 9... et ainsi de suite jusqu’à 6 chiffres. Généralement, l’utilisation de numéros de comptes à 3 chiffres suffit amplement. Le premier chiffre désigne la classe, le deuxième le compte et le troisième le sous-compte... etc. Plus on utilise de chiffres, plus on est précis.

Exemples :

  • La classe 6 regroupe toutes les charges (dépenses)
  • Le numéro 61 désigne une dépense liée aux compte des Services extérieurs de la classe 6 (charges)
  • Le numéro 613 précise qu’il s’agit d’une dépense de location (appartenant aux Services extérieurs)
  • etc..

Les classes du résultat, 6 et 7 : charges (dépenses) et produits (recettes)

Pour les néophytes, le plus simple est d’entrer dans le plan de comptes par les classes 6 et 7, qui correspondent aux charges (classe 6) et aux produits (classe 7). En effet, la plupart des associations fonctionnement, a minima, en comptabilité dite de dépenses/recettes. Exemples :

  • Les comptes de la classe 6 (dont le numéro commence par 6) enregistrent des dépenses
  • Les comptes de la classe 7 (dont le numéro commence par 7) enregistrent des recettes
    Si le résultat du total produits (recettes) moins le total des charges (dépenses) est positif, on parle d’excédent. Sinon, on parle de déficit.

Les classes du bilan, 1 à 5 : actif et passif

La différence entre les classes 6 et 7 nous permet de savoir, à la fin de l’année, combien on a gagné ou combien on a perdu. Mais ne nous dit pas ce qui reste à payer (d’éventuelles dettes), si des personnes nous doivent de l’argent (créances), combien il y a de sous à la banque et/ou dans la caisse, les biens que la structures possèdent etc... bref, ce qu’on appelle l’actif et le passif et qui se reporte d’une année à l’autre...

C’est le rôle des comptes du bilan :

  • La classe 1 comprend les comptes de capitaux. Il mentionne par exemple d’éventuelles réserves ou provisions, mais aussi et surtout le report des résultats des exercices antérieurs (cumul des déficits et/ou excédents). Par convention, la classe 1 appartient au PASSIF ;
  • La classe 2 reprend les comptes d’immobilisations (par exemple la valeur comptable de biens acquis par l’association) qui appartiennent à l’ACTIF ; 
  • La classe 3 mentionne aux stocks éventuels, toujours à l’ACTIF ;
  • La classe 4 enregistre soit les créances (à l’ACTIF) soit les dettes (au PASSIF) : ce qu’on appelle aussi les "comptes d’attente" ;
  • La classe 5, ou comptes financiers, s’intéresse à la trésorerie, autrement dit les sous de l’association : comptes bancaire, caisse etc... Généralement à l’ACTIF, certains comptes de cette classe peuvent aussi figurer exceptionnellement au PASSIF, dans le cas de découverts par exemple.

La classe 8 : comptes des contributions volontaires en nature (CVN)

Le nouveau règlement ANC n° 2018-06 rend obligatoire, dès janvier 2020, l’évaluation des contributions volontaires en nature (dont principalement le bénévolat) si les deux conditions suivantes sont réunies :

  • les CVN constituent des éléments essentiels à la compréhension de l’activité de l’association,
  • l’association est en mesure de recenser et de valoriser ces contributions volontaires en nature.

Liens utiles pour le plan de comptes associatif

En attendant notre version du plan comptable associatif simplifié et commenté, voici quelques liens utiles :

Quelques grands principes de comptabilité

  • Image fidèle (et traçabilité) : La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture. toutes les opérations doivent être enregistrées et décrites à l’aide du plan de comptes ;
  • Prudence (ni trop, ni trop peu) : la comptabilité est établie sur la base d’appréciations prudentes, pour éviter le risque de transfert, sur des périodes à venir, d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et le résultat de l’entité ;
  • Comparabilité et continuité de l’activité : la comptabilité permet d’effectuer des comparaisons périodiques et d’apprécier l’évolution de l’entité dans une perspective de continuité d’activité.
  • Permanence des méthodes : La cohérence et la comparabilité des informations comptables au cours des périodes successives reposent sur la permanence des méthodes comptables et de la structure du bilan et du compte de résultat. Les méthodes comptables sont les principes, règles et pratiques spécifiques appliqués par une entité lors de l’établissement de ses comptes annuels. Sans la permanence des méthodes la comparabilité serait faussée d’une année sur l’autre.

Source : RÈGLEMENT ANC N° 2014-03 RELATIF AU PLAN COMPTABLE GÉNÉRAL VERSION CONSOLIDÉE AU 1ER JANVIER 2019, Chapitre II –Principes de la comptabilité Section 1 – Principes d’établissement des comptes annuels (page 11)

L’enregistrement en partie double : débits = crédits

On entre ici au cœur du sujet... : la partie double est ce qu’il y a de plus important à comprendre. Tous les documents comptables découlent de ce principe, mis en application dès l’enregistrement des opérations dans le journal.

Voici la définition qu’en donne le Plan Comptable Général (Version du 1erjanvier 2019) :

Art. 921-1 Les écritures sont passées selon le système dit ’en partie double’. Dans ce système, tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture.

Source : RÈGLEMENT ANC N° 2014-03 RELATIF AU PLAN COMPTABLE GÉNÉRAL VERSION CONSOLIDÉE AU 1ER JANVIER 2019, Chapitre II –Enregistrement, Section 1 –Principes généraux (Page 167)

La saisie aux comptes 6 (Charges) ou 7 (Produits) se fait naturellement y compris pour les néophytes. En revanche, la saisie aux comptes du bilan (classes 1 à 5) se fait souvent à l’inverse de notre schéma de pensée naturel. Pour dépasser cette difficulté, nous vous conseillons dans un premier temps d’enregistrer les opérations de dépenses ou recettes en commençant par les comptes 6 (Charges) ou 7 (Produits) : les dépenses... naturellement en débit, et les recettes... naturellement en crédit. Il vous suffira, dans un deuxième temps, de compléter les comptes du bilan.

Exemple de saisie des opérations en partie double dans le journal :

Journal
Pièce n°DésignationCompteDébitCrédit
1 Affiches 623 Publicité 55,35 €
1 Affiches (virement) 512 Banque 55,35 €
2 Cotisation 756 Cotisations 30,00 €
2 Cotisation (chèques) 512 Banque 30,00 €
3 Recette de Buvette 708 Activités annexes 70,30 €
3 Buvette (chèques) 512 Banque 50,00 €
3 Buvette (espèces) 531 Caisse 20,30 €

Que remarque-t-on dans ce premier exemple ?

  • Chaque opération est identifiée par son numéro de pièce (1, 2, 3... )
  • Chaque opération est enregistrée sur au moins deux comptes (au moins de lignes), en débit et en crédit
  • A la fin de chaque enregistrement, on sait où va l’argent et d’où il vient
  • A la fin de chaque opération, le total des débits est égal à celui des crédits
  • Chaque enregistrement commence par classer la dépense ou la recette dans une catégorie
  • Chaque enregistrement de dépense commence par un débit et finit par un crédit
  • Chaque enregistrement de recette commence par un crédit et finit par un débit
  • L’argent qui sort de notre trésorerie (banque ou caisse) est enregistré en crédit
  • L’argent qui rentre dans notre trésorerie (banque ou caisse) est enregistré en débit

Le plus difficile à comprendre est le sens d’enregistrement des entrées et sortie d’argent à la banque ou à la caisse, c’est à dire aux comptes du bilan.

C’est la raison pour laquelle, dans un premier temps, appliquez la méthode sans réfléchir en commençant, comme dans cet exemple, vos enregistrements par les classes 6 et 7 et en les terminant par les comptes du bilan... de façon à ce qu’à la fin d’une opération les débits soient égaux aux crédits.

Les principaux documents comptables

Le Journal (et les pièces) : enregistrement de toutes les opérations comptables

Le journal est le document de document de base de la comptabilité. C’est ici que vous enregistrez toutes les opérations. Chaque opération doit absolument être liée à une pièce comptable (généralement une facture), rangée si possible dans le même classeur, comme une preuve permettant de la justifier. Tous les autres documents comptables seront élaborés à partir du journal. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, votre seul travail consistera à remplir le journal : tout le reste se fera automatiquement à partir de vos saisies.

Ce que dit le Plan Comptable Général (Version du 1erjanvier 2019) :

Art. 921-2 Les mouvements affectant le patrimoine de l’entité sont enregistrés sur le livre-journal : soit jour par jour, opération par opération, soit par récapitulation au moins mensuelle des totaux des opérations, à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération.

Autrement dit, l’important est de classer et numéroter les pièces au fur et à mesure qu’elles arrivent, qu’elles soient ou non dans un ordre chronologique. Ainsi, à la fin du mois, vous pourrez aisément les retrouver et les enregistrer dans le journal, dans leur ordre de numérotation.

Le Grand livre : document de synthèse des opération comptables

Les écritures du livre-journal sont portées mensuellement sur le grand livre, ventilées selon le plan de comptes de l’entité. Autrement dit, on recopie, compte par compte, les écritures de chacun des comptes.

A noter : dans le grand livre, il n’y a pas nécessaire d’équivalence entre les débits et les crédits. Le solde de chaque compte peut être positif ou négatif. En partant de notre exemple, cela donnerait :

Grand livre — Compte 512 (Banque)
Pièce n°DésignationDébitCrédit
1 Affiches (Virement) 55,35 €
2 Cotisation (chèque) 30,00 €
3 Buvette (Chèques) 50,00 €
TOTAUX 80,00 € 55,35 €
Grand livre — Compte 531 (Caisse)
Pièce n°DésignationDébitCrédit
3 Buvette (Espèces) 20,30 €
TOTAUX 20,30 €
Grand livre — Compte 623 (Publicité)
Pièce n°DésignationDébitCrédit
1 Affiches (Virement) 55,35 €
TOTAUX 55,35 €
Grand livre — Compte 708 (Activités annexes)
Pièce n°DésignationDébitCrédit
3 Recette de Buvette 70,30 €
TOTAUX 70,30 €
Grand livre — Compte 756 (Cotisations)
Pièce n°DésignationDébitCrédit
2 Affiches (Virement) 30,00 €
TOTAUX 30,00 €

La Balance : document de synthèse des comptes

La Balance reprend, compte par compte, le total des débits et des crédits, ainsi que les soldes débiteurs ou créditeurs.Dans notre exemple, cela donnerait : 

Balance comptable
Compte Total débits Total crédits Solde débiteur Solde créditeur
521 Banque 80,00 € 55,35 € 24,65 €
531 Caisse 20,30 € 20,30 €
623 Publicité 55,35 € 55,35 €
708 Activités annexes 70,30 € 70,30 €
756 Cotisations 30,00 € 30,00 €
TOTAUX 155,65 € 155,65 € 100,30 € 100,30 €

Encore une fois, ce qui peut surprendre, c’est de voir un solde débiteur à la banque et à la caisse alors que ces sous sont bien dans la trésorerie de l’association. N’y pensez pas trop au début, pour ne pas vous embrouiller... contentez-vous de suivre la méthode pas à pas. Si la balance est juste, comme ci-dessus, c’est qu’il n’y a pas d’erreur(s) d’enregistrement.

Balance illustrant ici le principe d’équilibre de la partie double en comptabilité

Le compte de résultat : produits - charges = excédent ou déficit

Comme son nom l’indique, le compte de résultat permet de déterminer si on a un excédent ou un déficit. Par conséquent, il ne s’intéresse qu’aux classes 6 (Charges) et 7 (Produits). Rien de sorcier sur ce document comptable, qui reprend le schéma classique des recettes et dépenses. Il se construit à partir des soldes de la balance.

Compte de résultat (présentation dite "en tableau")
CHARGES PRODUITS
623 Publicité 55,35 € 708 Activités annexes 70,30 €
756 Cotisations 30,00 €
TOTAL DES CHARGES 55,35 € TOTAL DES PRODUITS 100,30 €
RÉSULTAT (EXCÉDENT) 44,95 € RÉSULTAT (DÉFICIT)

On notera que, dans la présentation d’un Résultat en en tableau, l’excédent est écrit sous les charges et le déficit sous les produits. C’est encore un système d’équilibre et d’auto-vérification… dû à cette fameuse comptabilité en partie double. Dans notre exemple, on voit bien que le total des charges + le résultat = le total des produits. Le compte est bon.

Mais vous trouverez aussi des résultats en liste. C’est d’ailleurs le mode de présentation préconisé par la réforme de l’Autorité des normes comptables à partir de janvier 2020. Dans ce cas, les produits précèdent les charges.

Compte de résultat (présentation dite "en liste")
PRODUITS
708 Activités annexes 70,30 €
756 Cotisations 30,00 €
Total des produits 100,30 €
CHARGES
623 Publicité 55,35 €
Total des charges 55,35 €
RÉSULTAT 44,95 €

Remarque : le compte de résultat est parfois confondu avec le compte d’exploitation, qui n’en est en réalité que la première partie... et la plus connue : celle qui permet de calculer le résultat d’exploitation. Mais il y a aussi le résultat financier, le résultat exceptionnel... et enfin l’excédent ou le déficit, qui sont l’aboutissement du compte de résultat. Ces nuances seront développées ultérieurement, dans un cours de perfectionnement.

Le Bilan : Actif = Passif

Plus compliqué à prendre en main, le bilan est un véritable outil de synthèse reprenant fidèlement la situation financière de l’association, en tenant compte de tous les exercices antérieurs grâce au système des reports. 

BILAN
ACTIFPASSIF
512 Banque 24,65 € 120 Résultat de l’exercice (excédent) 44,95 €
531 Caisse 20,30 €
TOTAL ACTIF 44,95 € TOTAL PASSIF 44,95 €

On notera :

  • Par convention, le résultat (excédent ou déficit) est toujours présenté au Passif. S’il s’agit d’un déficit, il sera précédé par le signe ’-’
  • L’Actif est toujours égal au Passif
  • Le Bilan nous réconcilie (enfin !) avec les comptes de la classe 5... ceux de la trésorerie... puisqu’il affiche leurs soldes positifs à l’actif !

L’Inventaire : liste des biens dont dispose l’association

Si, au cours de l’exercice, l’association avait acheté un bien (par exemple une sono, des projos... etc), ils serait non seulement inscrit au bilan, (en classe 2 à l’Actif), mais encore mentionné dans l’Inventaire de l’association.

Sources diverses

https://www.associations.gouv.fr/119-comptabilite-association.html
http://www.calebgestion.com/cours_comptabilite/index.html

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